ייבוא רשימת אורחים מאקסל או מאנשי קשר בוואטסאפ

את רשימת האורחים מוסיפים לגוויני בשלוש דרכים: העלאת טבלה מאקסל, שליחת אנשי קשר בוואטסאפ, או הוספה ידנית. לפני שהטבלה נשמרת מוצג סיכום של מה שיקרה לכל שורה, וכך רואים מראש למה מספר האורחים שייקלטו שונה ממספר השורות בקובץ.

בייבוא טבלת אורחים לגוויני, שתי שורות עם אותו מספר טלפון הופכות לאורח אחד, כי ההזמנות נשלחות לפי מספר טלפון.

גוויני היא פלטפורמה ישראלית לניהול אירועים ואישורי הגעה, ששולחת לאורחים הזמנות ותזכורות בוואטסאפ לפי לוח זמנים שהמארחים קובעים.

לפני שמתחילים

• קובץ בפורמט נתמך: xlsx, xls או csv. רשימה מ-Google Sheets מורידים קודם כקובץ באחד מהפורמטים האלה.
• עמודת שם ועמודת טלפון: שתיהן חובה.
• אימות טלפון: נדרש רק להוספת אנשי קשר דרך וואטסאפ.

איך מעלים טבלת אורחים מאקסל

1. כניסה לעמוד "אורחים" של האירוע.
2. לחיצה על "הוספת מוזמנים" ובחירה ב"העלאת טבלה".
3. בחירת הקובץ. גוויני קוראת אותו ומציגה סיכום לפני שמשהו נשמר.
4. מעבר על הסיכום ועל הרשימה "שורות שכדאי לבדוק".
5. לחיצה על כפתור הייבוא, שמציג את מספר האורחים החדשים.

אילו עמודות צריכות להיות בקובץ

• חובה: שם וטלפון. קובץ שחסרה בו אחת מהן לא נקלט, והודעת השגיאה מציינת אילו עמודות נדרשות ואילו נמצאו בקובץ.
• רשות: קבוצה, כמות אורחים, שולחן, אימייל ושפה.
• גיליון ראשון בלבד: אם בקובץ יש כמה גיליונות, נקרא רק הראשון.

למה מספר האורחים אחרי הייבוא שונה מהקובץ

הסיכום שלפני הייבוא מפרט כמה שורות נקראו, כמה אורחים חדשים ייווצרו, כמה כבר ברשימה וכמה שורות לא ייובאו. אלה הסיבות להבדל:

• אותו מספר טלפון בשתי שורות: השורות הופכות לאורח אחד, כי ההזמנה נשלחת לפי מספר. אם אלה שני אנשים שחולקים טלפון, רושמים אותם בשורה אחת ומעדכנים את כמות האורחים.
• אורח שכבר ברשימה: מספר שכבר שייך לאורח באירוע לא יוצר אורח נוסף. השורה משלימה פרטים חסרים אצל האורח הקיים.
• שורה בלי שם: מדולגת.
• כמות אורחים חריגה בשורה אחת: השורה מדולגת, והסיכום מציין זאת.
• מספר חסר או לא תקין: האורח נוסף לרשימה בלי מספר, ולכן אי אפשר לשלוח לו הזמנה. בסיכום הוא נספר תחת "ללא מספר טלפון".

איך מוסיפים אורחים מאנשי הקשר בוואטסאפ

1. לחיצה על "הוספת מוזמנים" ובחירה ב"הוספה מאנשי קשר".
2. אימות מספר הטלפון שלכם, אם עוד לא אומת.
3. שליחת כרטיסי אנשי הקשר של האורחים בשיחת הוואטסאפ שנפתחת עם המספר של גוויני, והמשך לפי ההוראות בשיחה.

הוספת אורח ידנית

לאורח אחד או לכמה, בוחרים "הוספה ידנית" באותו תפריט וממלאים את פרטי האורח בטופס.

שאלות נפוצות

אחרי הייבוא: איך קוראים את רשימת האורחים והסטטוסים.