מדריכים למארגני אירוע

כן, אין אצלנו מינימום. אפשר לארגן את רשימות המוזמנים בחינם וללא עלות. התשלום עבור אישורי הגעה בוואצאפ הוא לפי שימוש בלבד וללא מינימום, מה שהופך את השירות מתאים לכל סוגי האירועים, מיום הולדת קטן ועד חתונה גדולה.

אפשר להוסיף מוזמנים בשלוש דרכים: הוספה ידנית אחד אחד, העלאת טבלת אקסל, או שליחת אנשי קשר בוואטסאפ. בהוספה ידנית מזינים שם, מספר טלפון, מספר האורחים הצפוי והקבוצה. אם מוסיפים כמה מוזמנים ברצף, כדאי לסמן את האפשרות להשאיר את החלון פתוח, כך שהקבוצה ומספר האורחים נשמרים בין מוזמן למוזמן.

המערכת מאפשרת ניהול מלא של רשימת המוזמנים: הוספת אנשים חדשים, עריכת פרטים, טעינת טבלאות אקסל קיימות, סינון לפי קבוצות, וסימון סטטוס. כל המידע מרוכז במקום אחד לחווית ניהול פשוטה ויעילה.

מספר באפור הוא ההערכה שהזנתם בעת הוספת המוזמן, לפני שהוא אישר הגעה. ברגע שהמוזמן משיב ומאשר כמה אנשים מגיעים, המספר מתעדכן למספר שהוא מסר ומוצג בצבע רגיל. אפשר גם לעדכן את המספר ידנית ישירות מהטבלה.

קבוצה היא תגית חופשית שאתם מגדירים, למשל משפחת הכלה, חברים מהצבא או עבודה. הקבוצות משמשות לסינון רשימת המוזמנים, להצגת סטטיסטיקות לפי קבוצה ולסידורי הישיבה. אפשר ליצור קבוצה חדשה ישירות מתוך שדה הקבוצה, פשוט על ידי הקלדת שם שעדיין לא קיים.

כן, בלחיצת כפתור פשוטה תוכלו לייצא את כל רשימת האורחים שאישרו הגעה לקובץ אקסל מסודר. כך תוכלו לשתף את המידע עם ספקים, לעקוב אחר תשלומים, או לסדר את השולחנות בצורה יעילה.

המערכת מזהה מספר שכבר קיים באירוע ומתריעה עוד לפני השמירה, כדי שאותו מוזמן לא יקבל שתי הזמנות. אם אתם רוצים להוסיף בן משפחה נוסף עם אותו מספר, עדכנו את מספר האורחים אצל המוזמן הקיים במקום ליצור רשומה נפרדת.

הוספת מוזמן לרשימה אינה שולחת לו הודעה. ההזמנות נשלחות רק לאחר שהאירוע מופעל ואתם בוחרים לשלוח אותן, כך שאפשר לבנות את הרשימה בנחת לאורך זמן ולשלוח הכל יחד כשמוכנים.

רשומה היא שורה אחת ברשימת המוזמנים: אורח אחד, או קבוצת אורחים שחולקים מספר טלפון אחד, למשל משפחה שמוזמנת דרך הטלפון של אחד ההורים. ההודעות נשלחות לרשומה, והתשובה שמתקבלת ממנה חלה על כל המוזמנים שבה.

רשומה היא מספר טלפון אחד ברשימה, ומוזמן הוא אדם. רשומה אחת יכולה לכלול כמה מוזמנים: משפחה של ארבעה עם טלפון משותף היא רשומה אחת וארבעה מוזמנים. מספר הרשומות קובע כמה הודעות יוצאות, ומספר המוזמנים קובע כמה אנשים מגיעים.

על רשומה מוצלחת, כלומר רשומה שנרשמה בה תגובה: כן, לא או אולי. התשלום לא תלוי במספר האנשים ברשומה, וגם סירוב נחשב תגובה. רשומות שאתם מסמנים בעצמכם לא נספרות.

התהליך פשוט ויעיל: נרשמים לגוויני, ממלאים את פרטי האירוע ומעלים את רשימת המוזמנים. המערכת שולחת הודעת וואטסאפ אישית לכל מוזמן. המוזמן מקבל הודעה עם פרטי האירוע וכפתור לאישור הגעה, והמערכת מעדכנת אתכם בזמן אמת על כל תשובה שמתקבלת.

בחתונות, מומלץ לשלוח את אישורי ההגעה כ-4 עד 6 שבועות לפני האירוע. זה מספיק זמן כדי לקבל תשובות מכולם ולהיערך בהתאם, אך לא מוקדם מדי שהאנשים ישכחו. לאירועים קטנים יותר אפשר לשלוח גם 2 עד 3 שבועות מראש.

כן, אפשר להירשם בחינם, להעלות רשימות מוזמנים ולהתרשם מכל יכולות המערכת ללא עלות. התשלום הוא רק עבור שליחת אישורי ההגעה בפועל, ללא התחייבות וללא עלויות חודשיות קבועות.