עריכת הזמנת הוואטסאפ, תצוגה מקדימה ושליחת בדיקה לעצמכם

הזמנת הוואטסאפ בנויה מתבנית קבועה שוואטסאפ אישר מראש, וגוויני ממלאת אותה בפרטי האירוע שלכם: השמות, סוג האירוע, התאריך, המקום ועוד. לכן משנים את ההזמנה דרך הפרטים שמזינים בה, ולא בעריכה חופשית של הטקסט. את התוצאה רואים בתצוגה מקדימה, ואפשר לשלוח את ההזמנה לטלפון שלכם לפני שהיא יוצאת לאורחים.

גוויני מאפשרת למארחים לשלוח לעצמם את הזמנת הוואטסאפ, בדיוק כפי שהאורחים יקבלו אותה, ולענות לה כדי לעבור על כל השיחה.

גוויני היא פלטפורמה ישראלית לניהול אירועים ואישורי הגעה, ששולחת לאורחים הזמנות ותזכורות בוואטסאפ לפי לוח זמנים שהמארחים קובעים.

מה אפשר לשנות בהזמנה

• השם שמופיע בהזמנה: בעמוד "פרטי האירוע", בחלק "מי". השם מתעדכן משמות החוגגים, ואפשר לערוך אותו.
• מקבלי ההזמנה: בעמוד "הגדרות אישור הגעה", בכרטיס "תבנית הודעה". כאן בוחרים איך לפנות לאורחים, למשל "אורחות ואורחים", "משפחה וחברים" או "עובדות ועובדים".
• תאריך, שעה ומיקום: בעמוד "פרטי האירוע". הפרטים האלה נכנסים להזמנה.
• תמונה או סרטון: בכרטיס "תמונת הודעה". התמונה נשלחת בהזמנה ומופיעה גם בעמוד האורח.
• שאלות המשך: בכרטיס "שאלות המשך" בוחרים מה לשאול אחרי שהאורח מאשר הגעה, למשל מספר משתתפים או בקשות מיוחדות.
• אזכור מתנה וקישור לדף האורח: אם הגדרתם דרך לקבל מתנות, בוחרים באילו הודעות זה מוזכר. אפשר גם להוסיף להזמנה קישור לדף האישי של האורח.

איך רואים את ההזמנה לפני שהיא נשלחת

בעמוד "הגדרות אישור הגעה" מופיע הכרטיס "מה האורחים שלכם יקבלו", עם הזמנת הוואטסאפ בדיוק כפי שהאורחים רואים אותה. במחשב הכרטיס נשאר גלוי בזמן שגוללים בהגדרות, ובטלפון הוא מופיע ראשון.

אם עוד לא הזנתם את שמות החוגגים, במקום התצוגה המקדימה מופיע הכפתור "הוספת שמות החוגגים", שמעביר לחלק "מי" בפרטי האירוע. בכרטיס "תזמון הודעות" אפשר לפתוח כל הודעה ולראות גם את התצוגה המקדימה שלה.

איך שולחים את ההזמנה לעצמכם לבדיקה

1. שמירת השינויים בעמוד. אי אפשר לשלוח בדיקה כשיש שינויים שלא נשמרו.
2. לחיצה על "שליחת ההזמנה אליי" בכותרת הכרטיס "מה האורחים שלכם יקבלו".
3. פתיחת הוואטסאפ בטלפון שלכם. ההזמנה מגיעה בדיוק כמו לאורחים.
4. מענה להזמנה, כדי לעבור על השיחה שהאורחים יעברו.

הבדיקה שולחת את ההזמנה בלבד ולא את התזכורות. היא לא נספרת בסטטיסטיקה של האירוע ולא בחיוב. כדי לעצור בדיקה באמצע לוחצים על "ביטול בדיקה".

איך מקבלים נוסח אחר לגמרי

את הטקסט הקבוע של התבנית אי אפשר לערוך מתוך האפליקציה. נוסח מותאם אישית מגדיר צוות גוויני, והוא צריך אישור של וואטסאפ לפני שאפשר לשלוח אותו. אירוע עם נוסח מותאם אישית שוואטסאפ עוד לא אישר לא ניתן להפעלה. לנוסח כזה פונים לתמיכה.

מתי כבר אי אפשר לשנות

אחרי שהאירוע הופעל וההזמנות התחילו להישלח, חלק מההגדרות ננעלות, ובעמוד "הגדרות" מופיעה ההודעה "ההגדרות נעולות". הודעה שכבר נשלחה לאורחים לא משתנה.

שאלות נפוצות

השלב הבא: תזמון ההזמנה והתזכורות.