איך מתזמנים הזמנה ותזכורות בוואטסאפ לאורחים

את מועדי ההזמנה והתזכורות קובעים בעמוד "הגדרות אישור הגעה", בכרטיס "תזמון הודעות". לכל הודעה בוחרים תאריך, שעה וקהל יעד, ואחרי שהאירוע מופעל גוויני שולחת כל הודעה במועד שנקבע.

בגוויני, שתי התזכורות לאישור הגעה נשלחות רק למוזמנים שעוד לא ענו, ומוזמנים שענו "אולי" מקבלים שוב את ההזמנה עם כפתורי התשובה.

גוויני היא פלטפורמה ישראלית לניהול אירועים ואישורי הגעה, ששולחת לאורחים הזמנות ותזכורות בוואטסאפ לפי לוח זמנים שהמארחים קובעים.

אילו הודעות אפשר לתזמן

• שמירת התאריך: הודעה מוקדמת בלי בקשה לתשובה. מופיעה רק באירועים מסוג חתונה.
• הזמנה ראשונה: ההזמנה עצמה, עם בקשה לאשר הגעה.
• תזכורת ראשונה ותזכורת שנייה: בקשה חוזרת לאשר הגעה, למי שלא ענה.
• תזכורת לפני האירוע ותזכורת ביום האירוע: תזכורות למי שמתכנן להגיע.
• הודעת תודה לאחר האירוע: נשלחת אחרי האירוע.

ההזמנה הראשונה נשלחת תמיד ואי אפשר לכבות אותה, כי כל ההודעות שאחריה נשלחות למי שקיבל אותה. את המועד שלה אפשר לשנות. את שאר ההודעות מפעילים או מכבים בתיבת הסימון שליד השם.

איך קובעים מועד לכל הודעה

1. כניסה לעמוד "הגדרות אישור הגעה" של האירוע.
2. פתיחת ההודעה הרצויה בכרטיס "תזמון הודעות", בלחיצה על החץ שבקצה השורה.
3. בחירת "תאריך שליחה" ו"זמן שליחה".
4. בחירת "קהל יעד" מתוך האפשרויות שמתאימות להודעה.
5. שמירה בסרגל שבתחתית העמוד. בכניסה הראשונה, כשהתזמון המוצע עוד לא נשמר, הכפתור הוא "אישור ושמירה".

מי מקבל את התזכורות

בשתי התזכורות לאישור הגעה יש קהל יעד אחד: "מי שלא ענה כלל". מי שכבר אישר הגעה או ענה שלא יגיע לא מקבל אותן. בנוסף:

• מי שענה "אולי": מקבל שוב את ההזמנה עצמה, עם כפתורי התשובה, כדי שיוכל להחליט.
• מי שעוד לא קיבל את ההזמנה: למשל אורח שנוסף לרשימה אחרי שההזמנה יצאה. במקום תזכורת הוא מקבל את ההזמנה.
• מי שכבר קיבל באותו יום הודעה שמבקשת תשובה: מדולג באותו סבב, כדי שלא יקבל שתי בקשות ביום אחד.

בתזכורת לפני האירוע ובתזכורת ביום האירוע בוחרים בין "מגיעים ואולי יגיעו", "מגיעים, אולי יגיעו ומי שלא ענה" ו"כל המוזמנים למעט לא מגיעים". מי שענה שלא יגיע לא מקבל אותן באף אחת מהאפשרויות.

אילו כפתורים יש בהודעות

• הזמנה: כוללת כפתורי כן, לא ואולי, והאורחים עונים ישירות בוואטסאפ. אפשר להוסיף להזמנה גם קישור לדף האישי של האורח, דרך האפשרות "הוספת קישור לדף האורח בהזמנה", והכפתורים נשארים.
• תזכורת לפני האירוע ותזכורת ביום האירוע: כוללות תמיד כפתור עם קישור לדף האישי של כל אורח. הכפתור הוא חלק מהתבנית שוואטסאפ אישר, ולכן אין לו הגדרה.

מה אומר הסטטוס של התבנית

בתצוגה המקדימה של כל הודעה בכרטיס "תזמון הודעות" מופיע הסטטוס של התבנית שלה בוואטסאפ:

• מאושר: וואטסאפ אישר את התבנית.
• ממתין לאישור: התבנית נמצאת בבדיקה של וואטסאפ.
• נדחה או לא רשום: וואטסאפ לא אישר את התבנית. במקרה כזה פונים לתמיכה.

"טיוטה" הוא לא סטטוס של תבנית. הוא מתאר אירוע שעוד לא הופעל: ההודעות שמורות, אבל לא יישלחו עד ההפעלה.

איך משנים את התזמון אחרי ההפעלה

אחרי ההפעלה אפשר להמשיך לשנות הודעות שעוד לא נשלחו. הודעה שכבר נשלחה ננעלת, ולא ניתן עוד לשנות את התאריך, השעה והקהל שלה.

כדי לעצור את כל השליחה זמנית לוחצים על "השהיית ההודעות" בכרטיס "תזמון הודעות". בזמן ההשהיה לא יוצאת אף הודעה, וכדי לחדש לוחצים על "הפעלה מחדש".

שאלות נפוצות

כדאי לבדוק גם: איך ההזמנה נראית ואיך שולחים אותה לעצמכם לבדיקה.